Formularios y encuestas por WhatsApp

Un formulario de WhatsApp es una pantalla que tu cliente llena de una vez, sin salir del chat: nombre, correo, fecha, una lista para elegir. Convierte mejor que una cadena de preguntas sueltas y sirve para cotizaciones, registros, datos de entrega o encuestas de satisfacción.

Crea el formulario

En Flujo, toca + Agregar paso y elige Pedir varios datos. En el paso llenas:

• Texto: el mensaje que acompaña al botón, por ejemplo "Cuéntanos cómo te fue".
• Nombre del formulario: un nombre interno para reconocerlo, como encuesta_satisfaccion. Es el que vas a elegir después en las plantillas.
• Texto del botón: lo que dice el botón que abre la pantalla, por ejemplo "Responder".
• Siguiente: el paso al que sigue el flujo cuando tu cliente envía el formulario.

Con + Agregar dato sumas cada campo. Cada uno lleva:

• Etiqueta: lo que tu cliente ve en la pantalla. Tiene un máximo de 20 caracteres.
• Variable: el nombre con el que se guarda la respuesta (por ejemplo correo).
• Tipo: Texto corto, Texto largo, Correo, Teléfono, Número, Fecha o Lista de opciones. En una lista, eliges Opciones que escribo yo y agregas cada una con + Agregar opción; se guarda el texto que la persona elija.
• Pregunta fuera de WhatsApp: cómo se pregunta ese dato en los canales sin formularios (lo explicamos abajo). Escríbela como en una conversación: "¿Cuál es tu correo?", no "Correo".
• Obligatorio: viene marcada. Si la desmarcas, tu cliente puede enviar el formulario con ese campo vacío. Sirve para un comentario o un dato que no todos tienen.

Con las flechas ↑ y ↓ cambias el orden de los campos, y con ✕ quitas uno.

Publícalo

El formulario se crea en WhatsApp cuando publicas el flujo, no antes. El paso te dice en qué estado está:

• Todavía no existe en WhatsApp: falta publicar. Mientras tanto, el paso pregunta los datos de a uno.
• Publicado en WhatsApp ✅: listo para usarse.
• Cambiaste los campos desde la última vez: vuelve a publicar para que WhatsApp use la versión nueva.
• No se pudo crear en WhatsApp: el aviso dice el motivo. Corrígelo y vuelve a publicar.

Si un formulario falla, el resto del flujo se publica igual y ese paso sigue funcionando: pregunta los datos uno por uno.

En Instagram, Messenger y el chat web

Los formularios existen solo en WhatsApp. En Instagram, Messenger y el chat de tu sitio, el bot pide los datos uno por uno, con la Pregunta fuera de WhatsApp de cada campo. Lo mismo pasa en WhatsApp si la persona escribe en vez de abrir el formulario: el bot sigue con las preguntas, una por una.

En esos canales la pregunta se hace aunque el campo no sea Obligatorio, porque en un chat no se puede dejar una respuesta vacía. Si el dato es opcional, conviene que la pregunta lo diga, por ejemplo: "¿Algún comentario? Si no, responde no".

Dónde ves las respuestas

En Conversaciones, al abrir la conversación de ese cliente:

• La respuesta aparece en el hilo como una tarjeta 📋 Formulario, con cada campo y lo que contestó.
• Los datos quedan en el recuadro Datos capturados, junto con lo demás que el flujo guardó de esa persona.

Mándalo a quien todavía no te escribió

Para enviar un formulario a un cliente que no te ha escrito (una encuesta después de una compra, un registro), necesitas una plantilla con un botón que lo abra:

1. En Plantillas, crea la plantilla como siempre.
2. En Botones, elige el tipo Abrir formulario, escribe el texto del botón y elige tu formulario en el desplegable. Ahí aparecen los pasos Pedir varios datos de tu flujo publicado.
3. Toca Crear y enviar a Meta. Si el formulario todavía no estaba publicado en WhatsApp, se publica en ese momento.
4. Cuando Meta apruebe la plantilla, ya la puedes enviar.

Con un solo toque, el botón abre el formulario directo desde la notificación. Cuando tu cliente lo envía, el flujo sigue por el paso que pusiste en Siguiente.

Una plantilla admite un solo botón de formulario, y las plantillas de categoría Authentication no lo admiten.

Otra opción es un botón de Respuesta rápida con Al tocarlo: Ir a un paso del flujo, apuntando al paso Pedir varios datos. Funciona, pero tu cliente toca dos veces: primero el botón de la plantilla y después el que abre el formulario.

Receta: encuesta de satisfacción

1. En Flujo, agrega un paso Pedir varios datos con el Nombre del formulario encuesta_satisfaccion, el Texto del botón "Responder" y estos campos:
2. En Siguiente, pon un paso de mensaje con tu agradecimiento, por ejemplo: "Gracias por tu tiempo. Tu opinión nos ayuda a mejorar".
3. Publica el flujo y revisa que el paso diga Publicado en WhatsApp ✅.
4. En Plantillas, crea una plantilla de categoría Utility que hable de la compra o la atención reciente ("Hola {{1}}, ¿cómo te fue con tu pedido?"), con un botón Abrir formulario que abra encuesta_satisfaccion. Si el texto suena a promoción, Conversa te avisa del riesgo de rechazo.
5. Cuando Meta la apruebe, envíala desde Campañas a tu lista de clientes (ver Tu primera campaña), o desde tu propio sistema con la API de notificaciones.

Recibe las respuestas en tu sistema

Si tu sistema necesita recibir cada respuesta (para guardar las calificaciones o alimentar un tablero), en Configuración → Conectores, en Webhooks salientes, pon la URL de tu sistema y marca el evento Formulario respondido. Cada respuesta le llega con los campos por nombre de variable, tanto de los formularios de WhatsApp como de los que se respondieron dato por dato. Los detalles están en Conecta tu sistema.